เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ

 

เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ 

    การปฏิบัติราชการในปัจจุบัน อาจกล่าวได้ว่าการเขียนหนังสือเป็นหัวใจสำคัญของการปฏิบัติราชการ  เพราะงานส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับหนังสือ และปัญหาที่เกิดขึ้นมักจะเกี่ยวกับหนังสือ โดยเฉพาะการเขียนหนังสือ เช่น ไม่รู้ว่าจะเขียนอย่างไร เขียนแล้วใช้ไม่ได้ต้องแก้ไข ซึ่งสร้างความหงุดหงิดให้กับผู้เขียน และอาจสร้างความไม่พอใจให้กับหัวหน้างานเนื่องจากทำให้งานล่าช้า ดังนั้น การเขียนหนังสือจึงมีความสำคัญและจำเป็นค่อนข้างมากสำหรับผู้ที่เป็นข้าราชการ สำนักงานเลขานุการกรม ซึ่งเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ ความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณ ได้มองเห็นถึงความถึงความสำคัญเกี่ยวกับเรื่องนี้ จึงได้จัดทำคู่มือ “เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ” ขึ้นมาเพื่อเป็นองค์ความรู้สำหรับบุคลากรในสังกัดสำนักงานเลขานุการกรม และหน่วยงานอื่นในสังกัดกรมส่งเสริมสหกรณ์ ใช้เป็นแนวทางสำหรับร่างโต้ตอบหนังสือได้ง่ายขึ้น ดังนั้น ในการเขียนหนังสือราชการ จะต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้ เป็นเบื้องต้นก่อนคือ

ระเบียบและกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง  มีดังนี้

                   &  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แก้ไขเพิ่มเติม            (ฉบับที่๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

                   &  พระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. ๒๕๓๔ และแก้ไขเพิ่มเติม

& พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยการมอบอำนาจ พ.ศ. ๒๕๕๐

& ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔

                   &  ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย พ.ศ. ๒๕๕๒

&  หนังสือเวียนที่เกี่ยวข้อง

ระเบียบ มี ๒ ประเภท

Œ  ระเบียบที่ถือปฏิบัติโดยเคร่งครัด

  ระเบียบที่ต้องปฏิบัติตาม เคร่งครัดน้อยกว่า

แนวทางในการเขียนหนังสือราชการ  สิ่งที่พึงปฏิบัติ คือ

                   G  ยึดถือตามระเบียบ

A  ยึดหลักปฏิบัติตามองค์กร (วัฒนธรรมของแต่ละองค์กร)

B  ยึดหลักนโยบายขององค์กร เช่น กรณีการเรียงหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา ให้จัดเรียง

หนังสือฉบับจริงขึ้นก่อน ตามด้วยสำเนาคู่ฉบับ

& ความหมายของงานสารบรรณ

                   ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบียบข้อ 6 หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งมีความหมายครอบคลุมถึงงานที่เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด ซึ่งเริ่มตั้งแต่ขบวนการเริ่มแรก จนถึงขั้นทำลายเอกสาร ทั้งนี้เพื่อที่จะไม่ให้มีการเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นไว้ในส่วนราชการต่อไป

          ความสำคัญของงานสารบรรณ

1)      เป็นเอกสารราชการ บันทึกงาน หลักฐานราชการอื่นๆ ของหน่วยงาน

2)      เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการอ้างอิง

3)      เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารราชการ

4)      เป็นหลักฐานราชการที่มีคุณค่า

5)      เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร

6)      เป็นเอกสารราชการ บันทึกงาน หลักฐานราชการอื่นๆ ของหน่วยงาน

7)      เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการอ้างอิง

8)      เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารราชการ

9)      เป็นหลักฐานราชการที่มีคุณค่า

10) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร

ความหมายของหนังสือราชการ 

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

1)  หนังสือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการ

2)      หนังสือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก

3)      หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีไปถึงส่วนราชการ

4)      เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ

5)      เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ

6)      ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ชนิดของหนังสือราชการ

      หนังสือราชการ มี  6 ชนิด  คือ

                    1. หนังสือภายนอก   คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ  ใช้ติดต่อระหว่าง

ส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก ใช้กระดาษครุฑ

 2. หนังสือภายใน   คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือ

ภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

                    3. หนังสือประทับตรา   คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วน

ราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา ใช้กระดาษครุฑ 

                   หนังสือประทับตรา ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ดังนี้

1.            การขอรายละเอียดเพิ่ม

2.            การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร

3.            การตอบรับทราบ ที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน

4.            การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว

5.            การเตือนเรื่องที่ค้าง

6.            เรื่องหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่ง

                       4. หนังสือสั่งการ    มี 3 ชนิด คือ 

                              1)  คำสั่ง   คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษครุฑ

                              2)  ระเบียบ   คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ เพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจำ ใช้กระดาษครุฑ

                              3) ข้อบังคับ   คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้   ใช้กระดาษครุฑ

                     5. หนังสือประชาสัมพันธ์   มี 3 ชนิด คือ 

                             1) ประกาศ   คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษครุฑ

                             2)  แถลงการณ์   คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง  เพื่อทำความเข้าใจ   ในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน  ใช้กระดาษครุฑ

                             3)  ข่าว    คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

                    6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ   มี 4 ชนิด คือ

                             1)  หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ใช้กระดาษครุฑ

                             2)  รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

                             3)  บันทึก   คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกัน ในการปฏิบัติราชการ   ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

                             4)  หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากกากรปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถมบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่เจ้าหน้าที่รับเข้าทะเบียนหนังสือราชการ แล้วมีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น

                   หนังสือติดต่อราชการ  ประกอบด้วย

1.      หนังสือภายนอก

2.      หนังสือภายใน

3.      หนังสือประทับตรา

4.      บันทึกเสนอ คือหนังสือติดต่อภายในหน่วยงาน ผู้ใดลงนามก็ได้ ไม่ใช้กระดาษ

บันทึกข้อความก็ได้ เป็นทางการหรือไม่ก็ได้ และเขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ก็ได้เช่นกัน

          ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ

หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ  เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่ง และดำเนินการทาง

สารบรรณ ด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ  แบ่งเป็น 3 ประเภท   ได้แก่

                   Ø ด่วนที่สุด     เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น

                   Ø ด่วนมาก    เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติโดยเร็ว

                   Ø ด่วน          เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้  

                   ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์  ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือและบนซอง ตามที่กำหนดไว้ในแบบที่ 1 แบบที่ 2 แบบที่ 3 และแบบที่ 15 ท้ายระเบียบ โดยให้ระบุคำว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือด่วน  ตามชั้นความเร็วของหนังสือราชการ

                   ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ให้ระบุคำว่า ด่วนภายใน แล้วลงวัน เดือน ปี และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ กับให้เจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับซึ่งระบุบน         หน้าซองภายในเวลาที่กำหนด

หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการ

ขั้นตอนการดำเนินการ

1.      ศึกษาและจดจำรูปแบบของหนังสือราชการ (ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย

งานสารบรรณ) ให้ถูกต้องและแม่นยำ

2.      เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน

หนังสือประทับตรา เป็นต้น

3.      จับประเด็นของเรื่องที่จะร่าง

4.      บอกความประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถพิจารณาได้อย่างรวดเร็ว

5.      กรณีมีความประสงค์หลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ

6.      กรณีจำเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับค้นหา

มาตรวจสอบได้สะดวก

7.      ใช้ถ้อยคำกะทัดรัด ได้ใจความ

8.      ใช้ถ้อยคำเป็นภาษาราชการ

9.      การใช้ถ้อยคำปฏิเสธ ให้ใช้ภาษาที่นุ่มนวล รื่นหู

10.  หลีกเลี่ยงถ้อยคำที่เป็นคำซ้ำซ้อน คำฟุ่มเฟือย

11.  การใช้อักขระวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง

12.  ใช้คำราชาศัพท์ให้ถูกต้อง

13.  ระมัดระวังในการใช้คำที่มีความหมายใกล้เคียงกัน

14.  หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นภาษาต่างประเทศให้มากที่สุด

15.  ไม่ใช้คำที่ใช้ในโฆษณา

16.  อ่านและตรวจทานความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง

ภาษาหนังสือราชการ

                               คำบางคำ ที่เราเคยชินกับการพิมพ์ การเขียน การพูด อาจจะสื่อความหมายได้ไม่ดี หรือไม่ตรงกับความหมายที่เราจะสื่อสารออกไปนั้น คราวนี้เรามาลองดูว่า จะมีคำใดเปลี่ยนแก้ไขบ้างคะ

คำที่เคยใช้   -       คำที่เปลี่ยนใหม่

ใคร       -      ผู้ใด

ที่ไหน          - ที่ใด

แบบไหน     - แบบใด

อะไร           - อันใด สิ่งใด

ได้ไหม - ได้หรือไม่

อย่างไร - เช่นใด ประการใด

ทำไม - เพราะอะไร เหตุใด

เดี๋ยวนี้ - บัดนี้ ขณะนี้

ในเรื่องนี้ - ในการนี้ ในกรณีนี้

เรื่องนั้น - กรณีดังกล่าว

ไม่ดี - มิชอบ ไม่ควร

เหมือนกัน - เช่นเดียวกัน

ยังไม่ได้ทำเลย - ยังไม่ได้ดำเนินการแต่อย่างใด

เสร็จแล้ว - แล้วเสร็จ เรียบร้อยแล้ว

ขอให้ - ขอความร่วมมือ ขอความอนุเคราะห์

บอก - ขอแจ้ง ขอเรียนว่า

ให้ - โปรด ขอได้โปรด

เสีย - ชำรุด ขัดข้อง

พัง - ชำรุด

ทำ - ดำเนินการ

คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสือราชการ

คำขึ้นต้น  สรรพนาม  คำลงท้าย  ในหนังสือราชการ

คำขึ้นต้น **กราบทูล สมเด็จพระสังฆราช

คำขึ้นต้น **นมัสการ สมเด็จพระราชาคณะ พระภิกษุ

พระภิกษุสงฆ์ทั่วไป

คำขึ้นต้น	สรรพนาม	คำลงท้าย
นมัสการ	ท่าน ผม กระผม ดิฉัน	ขอนมัสการด้วยความเคารพ

บุคคลธรรมดา 

บุคคลทั่วไปใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายว่า “เรียน – ขอแสดงความนับถือ” 

ส่วนบุคคลที่ต้องใช้คำว่า “กราบเรียน - ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง” มี 14 ตำแหน่ง

ได้แก่

1.    ประธานองคมนตรี

2.    นายกรัฐมนตรี

3.    ประธานรัฐสภา

4.    ประธานสภาผู้แทนราษฎร

5.    ประธานวุฒิสภา

6.    ประธานศาลฎีกา

7.    รัฐบุรุษ

8.    ประธานศาลรัฐธรรมนูญ

9.    ประธานศาลปกครองสูงสุด

10.     ประธานกรรมการเลือกตั้ง

11.     ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ

12.     ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ

13.     ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน

14.     ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา

สำหรับคำสรรพนามใช้ “ท่าน ผม กระผม ดิฉัน” เช่นเดียวกับที่ใช้กับพระภิกษุสงฆ์ อนึ่ง คำว่า “ฯพณฯ” ไม่มีระเบียบกำหนดให้ใช้ในหนังสือราชการ

ตัวอย่างคำลงท้าย

                การเขียนส่วนลงท้ายควรเป็นประโยคสั้นๆ ไม่ควรมีเนื้อหาสำคัญอยู่ในส่วนนี้อีก เนื้อหาทั้งหมดควรอยู่ในส่วนเนื้อหา ส่วนลงท้ายควรเป็นการสรุป เน้นย้ำ หรือขอบคุณแล้วแต่กรณี ทั้งนี้ จะต้องตรงกับ “เรื่อง” ดังตัวอย่าง

เรื่อง	คำลงท้าย
1)  ขออนุญาต หรือขออนุมัติ	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วย         จะเป็นพระคุณ
2) รายงานผลการปฏิบัติงาน	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณา      ดำเนินการต่อไปด้วย จะเป็นพระคุณ
3) ชี้แจงข้อเท็จจริง	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และดำเนินการ      ต่อไปด้วย จะเป็นพระคุณ
4) ส่งข้อมูล	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
5) เชิญเป็นวิทยากร	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณารับเชิญด้วย       จะเป็นพระคุณ ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาเป็นวิทยากรการประชุมดังกล่าวด้วย จะเป็นพระคุณ
6) ขอความร่วมมือ หรือ     ขอความอนุเคราะห์	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมือ         (อนุเคราะห์) ด้วย จะเป็นพระคุณ
7) ซักซ้อมความเข้าใจ ยืนยัน หรือ     ให้ดำเนินการ	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและ      ถือปฏิบัติต่อไป ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไปด้วย      จะเป็นพระคุณ
8) ตอบปฏิเสธ	ก. จึงเรียนมาเพื่อ (โปรด) ทราบ ข. จึงเรียนมาเพื่อ (โปรด) ทราบ และ      ขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย

หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการ

การเขียนหนังสือติดต่อราชการ

จำพวก งานสารบรรณ - หนังสือที่เป็นหลักฐาน และหนังสือราชการที่เป็นหลักฐาน
งานสารบรรณ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 คือ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มต้นตั้งแต่จัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย

กระบวนการงานสารบรรณ
   การคิด การอ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำ สำเนา ส่ง สื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ยืม และทำลาย

ประเภท ระเบียบ

ระเบียบที่ต้องถือปฏิบัติตามโดยเคร่งครัด
ระเบียบที่ต้องถือปฏิบัติตามโดยเคร่งครัดน้อยกว่า

ระเบียบงานสารบรรณ มีประโยชน์
1.หลักและแนวทาง
2.สร้างมาตรฐานเดียวกัน
3.คล่องตังติดตามง่าย
4.ระบบดีมีประสิทธิภาพ
5.แสดงถึงความก้าวหน้าในงานเอกสาร

หนังสือราชการ มี 6 ชนิด ได้แก่ 
1.หนังสือภายนอก
2.หนังสือภายใน
3.หนังสือประทับตรา
4.หนังสือสั่งการ
5.หนังสือประชาสัมพันธ์
6.หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน ทางราชการ

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
หนังสือติดต่อราชการ
* หนังสือภายนอก

 หนังสือติดต่อราชการแบบเป็นพิธีระหว่างกระทรวง ทบวง กรม จังหวัด หรือบุคคลภายนอก

* หนังสือภายใน

 หนังสือติดต่อราชการแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

* หนังสือประทับตรา 

 บันทึก หนังสือติดต่อภายใน
-ใครลงนามก้ได้
-ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความก้ได้
-เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้
-เขียนด้วยลายมือก็ได้
*** แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ก็ขึ้นอยู้กับผู้บังคับบัญชาว่าจะมีแนวทางปฏิบัติไปในทิศทางใดเพื่อเหมาะสมกับองค์กรหรือหน่วยงานของท่าน

การพับหนังสือราชการที่ถูกต้อง สวยงาม

การพับหนังสือราชการที่ถูกต้อง สวยงาม

              ง่ายๆตามหัวข้อเลยนะคะ เมื่อเราได้พิมพ์หนังสือราชการ(หนังสือภายนอก)เสร็จพร้อมที่จะ พับใส่ซองส่ง............

               เทคนิค ง่ายๆเลยคะ สำหรับการพับ ปกติเราจะพับ 3 ส่วน ส่วนละเท่าๆกันใช่ไหมคะ แต่ทั้งนี้เราจะเปลี่ยนใหม่คะ เพื่อให้ผู้รับจดหมายสะดวกในการเปิดอ่าน หรือ คลี่ออกได้ง่าย เราต้องพับแบบใหม่ ด้วยเทคนิคใหม่ๆคะ

              - ให้พับ 2 ส่วนแรก เท่ากัน ส่วนที่ 3 จะน้อยกว่า 2 ส่วนแรก

          - เมื่อพับออกมาแล้ว เราลองมาเทียบกับซองดูคะว่าจะสอดใส่ซองได้พอดีไหม.....

  ติดตามด้วยนะคะ เทคนิคใหม่ๆง่ายๆ ยินดีนำเสนอคะ

หลักการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย

                         โดยปกติแล้ว การพิมพ์หนังสือราชภาษาไทยเป็นสิ่งที่ราชการไทยมักพบปัญหาอยู่มาก เช่น ไม่รู้จะจัดหน้าแบบไหน เว้นวรรค เคาะกี่ครั้ง ตั้งระยะห่างเท่าไร บางท่านอาจจะได้เคยเข้ารับการฝึกอบรมหลักการเขียนงานสารบรรณ ซึ่งไม่จำเป็นเฉพาะงานธุรการเท่านั้น แต่จำเป็นต่อบุคลากร ลูกจ้างประจำ ลูกจ้างภารกิจ และคนทำงานทุกๆท่านคะ เข้าเรื่องเลยนะคะ........

          คู่มือการพิมพ์หนังสือราชการโดยใช้ Microsoft Office Word

การพิมพ์หนังสือราชการ

โดยใช้ Microsoft office word

………………………………..

                    การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดทำกระดาษตราครุฑและกระดาษบันทึกข้อความโดยใช้โปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้จัดทำให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ (แบบที่ 28) และแบบของกระดาษบันทึกข้อความ (แบบที่ 29) ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ  พ.ศ.2526

          1. การตั้งค่าในโปรมแกรมการพิมพ์

                   1.1 การตั้งระยะขอบกระดาษ

                             - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร

                             - ขอบขวา  2 เซนติเมตร

                             - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร

                             - ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร

                   1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติคือ 1 เท่า หรือ Single 

                         ในกรณีที่มีความจำเป็น อาจปรับระยะเป็น 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ ได้ตามความเหมาะสม โดยให้คำนึงถึงความสวยงามและรูปแบบหนังสือเป็นสำคัญ (ระยะ 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ จะสวยงาม อ่านง่ายและสบายตากว่าระยะ 1 เท่า หรือ Single)

                   1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร (หน้ากระดาษ A4 เมื่อตั้งระยะขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร จะเหลือพื้นที่สำหรับการพิมพ์ มีความกว่าง 16 เซนติเมตร)

          2. ขนาดตราครุฑ

                   2.1 ตราครุฑ 3 เซนตเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ

                         ตราครุสูง 1.5 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษบันทึกข้อความ

                   2.2 การวางตราครุฑให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (เผื่อพื้นที่สำหรับประทับตราหนังสือ และการลงทะเบียนรับทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์)

          3. การพิมพ์

                   3.1 การจัดทำหนังสือราชการตามแบบท้ายระเบียบฯ จำนวน 11 แบบ (ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา คำสั่ง ข้อบังคับ ระเบียบ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว หนังสือรับรอง และ รายงานการประชุม ) ให้ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) ไทยสารบรรณ (Th Sarabun Psk) ขนาด 16 พอยท์

                   3.2 การพิมพ์หนังสือที่มีข้อความมากกว่า 1 หน้า หน้าต่อไปให้ใช้กระดาษที่มีคุณภาเช่นเดียวกันหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก 

                   3.3 การพิมพ์หัวข้อต่าง ๆ ของหนังสือแต่ละชนิด ให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในระเบียบ

                   3.4 ก่อนเริ่มพิมพ์ข้อความ ให้ (Click File > ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ก่อนเสมอ               เพื่อเลือกขนาดกระดาษที่จะใช้พิมพ์ ตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ และการวางแนวกระดาษ

                   3.5 จำนวนบรรทัดการพิมพ์หนังสือราชการในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความเหมาะสมกับจำนวนข้อความ และความสวยงาม

                   แบบมาตรฐาตการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์นี้ ประกอบด้วยแบบมาตรฐานการพิมพ์ พร้อมคำแนะนำประกอบการพิมพ์หนังสือราชการชนิดต่าง ๆ ซึ่งใช้ในการปฏิบัติราชการใน ทร. รวม 9 ชนิด ดังนี้

                   1. หนังสือภายนอก

                   2. หนังสือภายในที่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ส่วนหนังสือภายในที่ใช้กระตราครุฑให้จัดพิมพ์ตามแบบของหนังสือภายนอกโดยอนุโลม

                   3. บันทึก

                   4. หนังสือประทับตรา

                   5. คำสั่ง

                      5.1  คำสั่ง กรณีหัวหน้าส่วนราชการที่ออกคำสั่งให้เป็นผู้ลงชื่อ

                      5.2  คำสั่ง กรณีคับคำสั่ง

                   6. ระเบียบ

                   7. ประกาศ

                   8. หนังสือรับรอง

                   9. รายงานการประชุม

การพิมพ์หนังสือราชการ  โดยใช้โปรแกรม Microsoft word

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1.  หลังจากติดตั้งโปรแกรม Microsoft Word และจัดเตรียมโครงร่างงานที่จะทำการบันทึก

2.  เข้าโปรแกรม Microsoft Word  โดยคลิกที่ปุ่ม Start  เลือก Programs จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่Microsoft Office แล้วคลิกที่ Microsoft Word 

  -  จากนั้นจะปรากฏหน้าจอของ Microsoft Word  ขึ้นมา  ดังรูป

3.  ตั้งกั้นหน้าและก้นหลังของเอกสาร

3.1 คลิกที่ปุ่มเค้าโครงหน้ากระดาษ เลือกระยะขอบแบบกำหนดเอง

       - ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านบน  2.5  เซนติเมตร

       -  ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านล่าง  2  เซนติเมตร 

       -  ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านซ้าย  3  เซนติเมตร

       -  ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านขวา  2  เซนติเมตร

แล้วกดปุ่ม ตกลง

4.  การสร้างหัวกระดาษบันทึกข้อความหนังสือราชการภายใน

                    4.1  คลิกไปที่ตาราง เลือก แทรก เลือก วาดตาราง

ตารางที่ 1 จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์  จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง เพื่อนำครุฑที่มีขนาดกว้างและยาว1.5 เซนติเมตร ที่ทำการสแกนเก็บไว้ใน My Document นำเข้ามาวางไว้   ในคอลัมน์ที่ 1

-  การนำครุฑเข้ามาใส่ในคอลัมน์ที่ 1 โดยการคลิกที่ปุ่มแทรก เลือกรูปภาพ เลือกภาพจาก แฟ้ม  เลือก  ภาพที่เก็บไว้ใน My Document  เป็นภาพครุฑ เลือก แทรก

-  ใส่คำว่า “บันทึกข้อความ”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 29 ตัวหนา

ตารางที่ 2  จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์  จำนวนแถว 1 แถว  แล้วกดปุ่มตกลง

                      -  คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ส่วนราชการ”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18  ตัวหนา

                      -  คอลัมน์ที่ 2  ใส่ กอง/สำนัก/เบอร์ติดต่อภายใน/ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

ตารางที่ 3  จำนวนคอลัมน์ 4 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว  แล้วกดปุ่มตกลง

                      -  คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ที่”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตัวหนา

                      -  คอลัมน์ที่ 2  ใส่ ตัวย่อของกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ (คือ กษ)  ตามด้วยเลขที่ของกองด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 16 ตัวปกติ

                      -  คอลัมน์ที่ 3 ใส่คำว่า “วันที่”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตัวหนา

                      -  คอลัมน์ที่ 4  ใส่ เดือน/ปี ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 16 ตัวปกติ

ตารางที่ 4  จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์  จำนวนแถว 1 แถว  แล้วกดปุ่มตกลง

-  คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “เรื่อง”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตัวหนา

-  คอลัมน์ที่ 2  ใส่ ชื่อเรื่อง ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 16 ตัวปกติ

4.2  การปรับความกว้างของคอลัมน์ ในตาราง

                      -  โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านขวาของคอลัมน์ ที่ต้องการปรับความกว้าง  (ให้ตัวชี้ เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว)  แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้

                      -  เมื่อลากเมาส์ไปทางซ้ายเพื่อลดขนาด หรือลากไปทางขวาเพื่อเพิ่มขนาดของคอลัมน์ตามต้องการ

4.3  การปรับความสูงของแถว ในตาราง

                      -  โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านล่างหรือบนของแถว (ให้ตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว) แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้

                      -  เมื่อลากเมาส์ขึ้นบนเพื่อลดความสูง หรือลากลงล่างเพื่อเพิ่มความสูงของแถว

5.  ปัดหนึ่งบิดสอง  พิมพ์เรียน

                    -  การปิดหนึ่งบิดสองโดยการคลิกที่ปุ่ม รูปแบบ เลือก ย่อหน้า เลือก ระยะห่าง เลือก ก่อนหน้า 12 พ.

6.  ปัดหนึ่งบิดสอง  พิมพ์เนื้อเรื่อง

7.  ย่อหน้าทุกครั้ง ต้องห่างจากขอบด้านขวา 13 ตัวอักษร

8.  พิมพ์เนื้อเรื่องในย่อหน้าที่หนึ่ง  และย่อหน้าที่สองเสร็จแล้ว  ปัดหนึ่งบิดสอง  พิมพ์ย่อหน้าสุดท้าย

9.  เมื่อพิมพ์เนื้อเรื่องเสร็จสิ้น ทำการบันทึก  (Save) ข้อมูล

                    -  สำหรับการบันทึกเอกสารที่มีอยู่แล้ว  คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม เลือก บันทึก

                    -  สำหรับการบันทึกเอกสารที่ยังไม่มีที่เก็บ  คลิกที่ปุ่ม  แฟ้ม  เลือก  บันทึกเป็น 

                    -  ในกล่อง ชื่อแฟ้ม  ให้พิมพ์ชื่อ  แฟ้มใหม่สำหรับเอกสาร

                    -  ในกล่อง  เก็บเป็นชนิด ให้คลิกรูปแบบแฟ้มที่เข้ากันได้กับโปรแกรมอื่น ได้แก่ Word Document 

                -  คลิกปุ่ม บันทึก  เพื่อบันทึก (Save) ข้อมูล

10.  การพิมพ์เอกสารอองทางเครื่องพิมพ์

-    เมื่อทำการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อไปจะทำการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์

-    คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม  เลือก  พิมพ์ 

-    คลิกเลือกชื่อเครื่องพิมพ์ที่ถูกต้อง

-    คลิกเลือก  ในช่องของหน้า  คือ ทั้งหมด หน้าปัจจุบัน หรือระบุเลขหน้าที่ต้องการพิมพ์ก็ได้

-    คลิกเพื่อกำหนดคุณสมบัติให้กับเครื่องพิมพ์

-    ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกมามากกว่าหนึ่ง ก็ให้ป้อนจำนวนชุดของเอกสารลงไปในช่องจำนวนสำเนา

                 -  คลิกที่ปุ่ม  ตกลง  นำเอกสารที่พิมพ์ออกมาทำการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง  แล้วนำเสนอผู้บังคับบัญชาต่อไป

12.  ออกจากโปรแกรมการใช้งาน

คำแนะนำประกอบการพิมพ์หนังสือภายนอก

1. การตั้งค่ำในโปรแกรมการพิมพ์

          1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ

               - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร

               - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซ้นติเมตร

          1.2 การตั้งระยะบรรทัดให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single

          1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร

2. ขนาดตราครุฑ

          2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร

          2.2 การวางตราครุฑ ให้วางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)

3. การพิมพ์

          3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์

          3.2 การพิมพ์ “ที่” และ “ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ” ให้พิมพ์ตรงกับแนวเท้าของตราครุฑ

          3.3 การพิมพ์ชื่อเดือนให้ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวเท้าขาวของครุฑ

          3.4 การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)

          3.5 การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร

          3.6 การพิมพ์คำลงท้าย ให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงแนวกึ่งกลางของตราครุฑ และห่างจากบรรทัดสุดท้ายของภาคสรุปเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์                                       (1 Enter +Before 12 pt)

          3.7 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้อยู่หน้าแนวกึ่งกลางของตราครุฑ กับให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ ( 2 Enter + Before 6 pt) จากคำลงท้าย

          3.8 การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้ถือคำลงท้ายเป็นหลักโดยฝให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะEnter

          3.9 ระยะระหว่างตำแหน่ง กับส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้พิจารณาตามความเหมาะสมของพื้นที่ที่เหลืออยู่ในหน้ากระดาษนั้น โดยสามารถเลือกใช้ระยะบรรทัด 1 Enter หรือ 1 Enter + Before 6 pt หรือ 2 Enter ได้ตามความเหมาะสม

คําแนะนําประกอบการพิมพ์หนังสือภายใน 

(แบบใช้กระดาษบันทึกข้อความ)

          1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์

                   1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ

                             - ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร

                             - ขอบบน ๒.๕ เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนติเมตร

                   1.2. การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้คาระยะบรรทัดปกติ คือ ๑ เท่า หรือ Single

                    1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร

          2. ขนาดตราครุฑ

                   2.1 ตราครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร

                   2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร                                            (ชิดขอบบนด้านซ้าย)

          3. การพิมพ์

                   3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์

.                   3.2 การพิมพ์ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความ

                             3.2.1 คําว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด ๒๙ พอยท์ และปรับค่าระยะบรรทัดจาก ๑ เท่าเป็นค่าแน่นอน (Exactly) ๓๕ พอยท์

                             3.2.2 คําว่า “ส่วนราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด ๒๐ พอยท์

                             3.2.3 การพิมพ์คําว่า “วันที” ให้พมพ์ตรงกับตัวอักษร “ข”และให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกของชื่อเดือน ตรงกับแนวหลังของตัวอักษร “ม” ของคําว่า “บันทึกข้อความ” (ดูแบบฟอร์มประกอบ)

                            3.2.4 ใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคํา ส่วนราชการ ที่ วันที่                และเรื่อง

                   3.3 การพิมพ์คาขึ้นต้น ให้มระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)

                   3.4 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ                  ๒.๕ เซนติเมตร

                   3.5 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางกระดาษ และให้เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ (2 Enter) จากบรรทัดสุดท้ายของข้อความ และให้พิมพ์ ร.น. ไว้ท้ายลายมือชื่อด้วย (เนื่องจากผู้ลงชื่อเป็นนายทหารเรือชั้นสัญญาบัตร)

          3.6 การพิมพ์ชื่อเต็มในวงเล็บ (ชื่อ สกุล) และการพิมพ์ตําแหน่ง ให้พิมพ์อยู่กงกลางซึ่งกันและกันในกรณีที่ต้องพิมพ์ตําแหน่ง ๒ บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter

คําแนะนําประกอบการพิมพ์คําสั่ง

          1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์

                   1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ

                             - ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร

                             - ขอบบน ๒.๕ เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนติเมตร

                   1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้คาระยะบรรทัดปกติ คือ ๑ เท่า หรือ Single

                   1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร

          2. ขนาดตราครุฑ

                   2.1 ตราครุฑสูง ๓ เซนติเมตร

                   2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร (ชิดขอบบน)

          3. การพิมพ์

                   3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์

                   3.2 การย่อหน้าข้อความในระเบียบ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์เท่ากับ ๒.๕ เซนติเมตร

                   3.3 การพิมพ์ขอความ “สั่ง ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ ๕ เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ ๑ เท่า)

                   3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt)                 จากสั่ง ณ วันที่

                   3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตําแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตําแหน่ง ๒ บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter

                   3.6 กรณีรับคําสั่ง

                             3.6.1 พิมพ์คําว่า “รับคําสั่ง ......” โดยให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกันกับการพิมพ์ชื่อเต็ม(ชื่อ สกุล) และตําแหน่ง และเว้นบรรทัดการพิมพ์ ๑ บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์  (1 Enter + Before 6 pt) จาก สั่ง ณ วันที่

                             3.6.2 พิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากรับคําสั่ง ....

  

คําแนะนําประกอบการพิมพ์ระเบียบ และประกาศ

          1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์

                   1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ

                             - ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร

                             - ขอบบน ๒.๕ เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนติเมตร

                   1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้คาระยะบรรทัดปกติ คือ ๑ เท่า หรือ Single

                   1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร

          ๒. ขนาดตราครุฑ

                   2.1 ตราครุฑสูง ๓ เซนติเมตร

                   2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร (ชิดขอบบน)

          3. การพิมพ์

                   3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ ( ปัจจุบันนี้ เพื่อให้ง่ายต่อการพิมพ์มีฟอนต์ใหม่เพิ่มมาคือ TH sarabun๙ )

                   3.2 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ                     ๒.๕เซนติเมตร

                   3.3 การพิมพ์ข้อความ “ประกาศ ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ ๕ เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ ๑ เท่า)

                   3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากประกาศ ณ วันที่

                   3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตําแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตําแหน่ง ๒ บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter